Tous les risques de conformité ne se valent pas : lesquels traiter en premier ?

La revue est terminée. Il s'agissait peut-être d'un audit blanc, ou d'un contrôle interne avant la visite d'un acheteur. Dans tous les cas, l'équipe dispose désormais d'une liste : un polygone manquant ici, un certificat expiré là, un volume qui ne concorde pas, un producteur enregistré sous deux orthographes différentes, un registre de formation qui n'a jamais été signé.

Quarante-trois constats. Huit semaines avant l'échéance. Trois personnes.

Tout semble urgent. Le réflexe naturel consiste alors à traiter les problèmes dans l'ordre où ils apparaissent dans la liste, ou à commencer par les plus faciles. Ces deux approches donnent l'impression d'avancer. Pourtant, elles peuvent laisser sans réponse la lacune qui comptera vraiment le jour où elle comptera le plus.

Dans notre précédent article, nous expliquions pourquoi la préparation à la conformité commence bien avant l'arrivée de l'auditeur. Celui-ci part de l'étape suivante : une liste de lacunes ne constitue pas un plan. La question est de savoir quoi corriger en premier.

La gravité dépend du référentiel, pas de l'intuition

La première erreur consiste à juger une lacune selon son apparence. Un tableur désordonné peut sembler plus problématique qu'une signature manquante, alors que son importance réelle peut être bien moindre.

La gravité d'une lacune dépend des règles du référentiel concerné, et chaque référentiel a sa propre logique :

• Les standards de certification distinguent généralement les exigences nécessaires à l'obtention de la certification de celles qui doivent être améliorées progressivement. Le Standard d'agriculture durable 2020 de Rainforest Alliance, par exemple, distingue les exigences fondamentales (core requirements), qui doivent être satisfaites pour obtenir la certification et sont évaluées selon une logique de réussite ou d'échec, des exigences d'amélioration (improvement requirements), qui s'inscrivent dans une démarche de progrès.

• Les réglementations peuvent conditionner directement l'accès au marché. Le règlement européen contre la déforestation (EUDR), dont l'application est prévue à partir du 30 décembre 2026 pour les grands et moyens opérateurs et du 30 juin 2027 pour les micro et petits opérateurs, impose des obligations de diligence raisonnée aux produits concernés. Les produits qui ne disposent pas des informations requises pour justifier cette diligence ne peuvent pas être mis sur le marché européen ni exportés depuis celui-ci.

• Les exigences des acheteurs ajoutent leurs propres obligations à travers les contrats et les codes de conduite fournisseurs.

Avant de classer les constats, il faut donc relier chacun d'eux à l'exigence concernée et vérifier comment le référentiel la traite. Cela paraît évident, mais, en pratique, de nombreuses listes de lacunes ne mentionnent même pas l'exigence à l'origine du problème. Un constat sans référence à sa source n'est qu'une appréciation.

Une précaution s'impose : la manière dont chaque standard ou réglementation classe les problèmes peut évoluer et varier selon les référentiels. Il faut toujours consulter les documents officiels en vigueur plutôt que de se fier à des habitudes ou à d'anciens modèles.

Le référentiel définit la gravité. Vos contraintes déterminent l'ordre.

Deux lacunes peuvent être aussi graves au regard d'un standard, tout en méritant des places différentes dans le calendrier de traitement. C'est là que la réalité opérationnelle de l'organisation entre en jeu. Six questions peuvent aider à prendre les bonnes décisions :

• Impact : que se passe-t-il si le problème n'est toujours pas résolu à l'échéance ? Peut-il bloquer une expédition, compromettre une certification ou simplement rendre le dossier moins lisible ? Une lacune susceptible d'empêcher le départ d'un lot ne devrait pas passer après de simples corrections de forme.

• Échéance : quand le problème devient-il critique ? Il peut s'agir d'une date d'audit, d'une échéance réglementaire ou d'une date de livraison contractuelle. Une lacune importante à traiter dans six mois peut passer après un problème modéré à résoudre dans trois semaines.

• Dépendances : quelle action cette correction permet-elle de débloquer ? Certaines corrections sont des préalables à d'autres. Dans le cadre de l'EUDR, par exemple, les parcelles de plus de quatre hectares doivent être représentées par un polygone plutôt que par un simple point pour les produits concernés autres que les bovins. Tant que les polygones manquants ne sont pas collectés, aucun travail sur les autres éléments du dossier de traçabilité ne permettra de combler cette lacune. Il faut d'abord lever ce blocage.

• Échelle : combien de dossiers sont concernés ? Le cas d'un producteur dont la date de naissance manque n'est pas comparable à celui de trois cents parcelles sans données de géolocalisation.

• Effort et délai de réalisation : combien de temps la correction prendra-t-elle réellement ? La mise à jour d'un registre peut prendre dix minutes. La collecte de données sur le terrain peut nécessiter une campagne, du personnel formé et des conditions météorologiques favorables. Les actions qui demandent beaucoup de préparation doivent commencer tôt, même si elles ne correspondent pas aux lacunes les plus graves.

• Récurrence : s'agit-il d'un cas isolé ou du symptôme d'un problème plus profond ? Dix petites erreurs de frappe dans des noms de producteurs peuvent sembler anodines. Ensemble, elles peuvent révéler un processus de saisie défaillant qui continuera à générer des erreurs après chaque correction.

Aucun de ces critères ne suffit à lui seul. Une lacune à fort impact, proche de son échéance et qui bloque d'autres travaux constitue une priorité évidente. Les décisions les plus difficiles se situent entre ces cas évidents. C'est précisément pourquoi il est utile de rendre les critères explicites.

Une méthode simple pour classer les lacunes, pas une règle universelle

Il n'existe pas de méthode de priorisation unique adaptée à tous les standards, toutes les réglementations et toutes les organisations. Une structure simple peut néanmoins transformer une liste uniforme en un plan d'action concret.

Cette classification est illustrative. Les exemples peuvent relever d'un autre niveau selon le référentiel, le périmètre de la certification et l'échéance concernée.

Les corrections rapides ont leur place, à condition de ne pas prendre toute la place

Les corrections faciles sont tentantes, et elles ne sont pas inutiles. Résoudre vingt petites erreurs dans l'après-midi peut donner de l'élan à l'équipe et rendre le dossier restant plus lisible.

Le risque est que ces petites victoires consomment discrètement les semaines dont les actions les plus longues et les plus importantes ont besoin.

Une règle pratique consiste à lancer d'abord les actions critiques qui prennent du temps, puis à intégrer les corrections rapides autour de celles-ci, plutôt que l'inverse. La collecte des données de terrain peut commencer le lundi, pendant que l'équipe corrige le registre et prépare les documents nécessaires.

Il faut également surveiller les répétitions. Lorsqu'une même « petite » erreur revient sans cesse, la bonne solution n'est pas de multiplier les corrections individuelles, mais de revoir la manière dont les données sont collectées ou saisies.

Décider de ce qui attendra, et le consigner

Prioriser signifie accepter que certaines lacunes ne seront pas résolues avant l'échéance. Ce n'est pas nécessairement de la négligence, à condition qu'il s'agisse d'une décision réfléchie plutôt que d'un oubli.

Pour chaque élément volontairement reporté, il convient de consigner :

• pourquoi il est reporté : impact limité, échéance plus lointaine ou dépendance à une autre correction ;

• qui en est responsable ;

• à quelle date la situation sera réexaminée.

On passe ainsi de « nous avons oublié » à « nous avons planifié le traitement ». Ce n'est pas du tout la même conversation avec un auditeur, un acheteur ou un responsable hiérarchique. Cela évite également de devoir reprendre toute la discussion depuis le début lors de la prochaine revue.

Là où les outils aident, et là où ils ne remplacent pas l'humain

Classer manuellement des dizaines de constats, chacun relié à son exigence et aux documents correspondants, peut prendre beaucoup de temps.

C'est là que les outils numériques peuvent réellement aider : classer les constats selon leur criticité, relier chacun d'eux à l'exigence précise et aux documents concernés, identifier les problèmes qui touchent le plus grand nombre de dossiers et maintenir la liste à jour à mesure que les corrections avancent.

En revanche, un outil ne peut pas prendre toutes les décisions à la place de l'équipe. La possibilité de reporter une lacune dépend d'éléments contextuels que seuls les responsables du processus, et parfois leurs consultants ou organismes de certification, peuvent apprécier : une relation avec un acheteur, une contrainte de terrain ou l'interprétation d'une exigence.

L'outil doit rendre les arbitrages visibles. Les personnes doivent prendre les décisions.

Passer de « combien de lacunes ? » à « lesquelles comptent maintenant ? »

Les équipes de conformité des chaînes d'approvisionnement agricoles ne manquent généralement pas de travail. Elles manquent de temps, de personnel et de certitude quant aux tâches à traiter en premier.

Le nombre de constats ouverts ne suffit pas à mesurer le niveau de préparation d'une organisation. Ce qui compte, c'est de savoir si les lacunes susceptibles de bloquer une expédition ou une certification sont traitées en priorité, si les actions les plus longues ont été lancées suffisamment tôt et si chaque problème restant a un responsable et une échéance.

Après chaque revue, la question n'est donc plus « Combien de lacunes avons-nous ? », mais « Lesquelles comptent le plus, maintenant, compte tenu de cette échéance ? »

Les informations réglementaires peuvent évoluer. Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez toujours les textes officiels des standards et réglementations applicables à votre situation.

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Sources

• Union européenne — Règlement (UE) 2023/1115 (EUDR), tel que modifié ; dates d'application rapportées par EY Tax News, « EU Deforestation Regulation application postponed to 30 December 2026 ».

• Géolocalisation EUDR — Exigences relatives aux polygones pour les parcelles de plus de quatre hectares : Fairtrade, « Geolocation data requirements under the EUDR ».

• Rainforest Alliance — Standard d'agriculture durable 2020 — Exigences applicables aux exploitations agricoles et documents de certification.